Integritetspolicy – Avora Systems

Senast uppdaterad 23 oktober 2026

Här beskriver vi hur Avora Systems hanterar personuppgifter när du besöker avorasystems.se, pratar eller chattar med vår AI-assistent Ava, bokar ett möte, ber oss ringa upp, beställer vår tjänst, loggar in i Avora Hub eller när vi ringer ditt företag.

Vem ansvarar för dina uppgifter?

Avora Systems är personuppgiftsansvarig för uppgifterna som beskrivs här. Frågor om personuppgifter skickar du till info@avorasystems.se.

Personuppgiftsansvarig

Företag: Avora Systems
E-post: info@avorasystems.se
Telefon: 076-686 69 58

Ringer eller chattar du med ett annat företag som använder en AI-assistent från Avora är det företaget som ansvarar för dina uppgifter, och Avora behandlar dem enbart för företagets räkning, enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Då gäller företagets integritetspolicy.

Du pratar med en AI

Ava är en AI-assistent, inte en människa. Hon säger det när samtalet börjar och om du frågar. Ava fattar inga beslut som påverkar dig rättsligt eller på liknande sätt. En mötesbokning är en förfrågan som vår personal bekräftar.

Vilka uppgifter vi behandlar och varför

När du pratar eller chattar med Ava

Uppgifter: Din röst under samtalet, en utskrift av samtalet eller chatten, bilder du själv skickar i chatten, vilken sida på webbplatsen du chattar från (adressen och sidans rubrik), en kort sammanfattning, tidpunkt och längd, och ditt telefonnummer när du ringer. Innan en bild sparas tar vi bort uppgifterna som följer med bildfilen, till exempel var och när den togs. Frågor som Ava inte kunde svara på sparas, så att vi kan lägga till svaret. I vår databas sparas din IP-adress inte i klartext, bara som en pseudonymiserad kod som används för att begränsa missbruk.
Varför: För att Ava ska kunna förstå och svara dig, för att vi ska kunna följa upp ditt ärende och för att förhindra missbruk och kvalitetssäkra tjänsten. Ber du att få prata med någon av oss kopplar Ava samtalet vidare och skickar ett SMS till den personen med ditt namn, ditt nummer och vad ärendet gäller, så att hen vet det innan hen svarar. Medan samtalet pågår kan vår personal följa det som text i Avora Hub, så att vi kan hjälpa till direkt om något går fel. Bokar Ava ett möte åt dig görs bokningen hos Calendly, se nedan.
Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR).
Hur länge: Rösten behandlas i realtid och spelas inte in. Utskrift, bilder från chatten, sammanfattning och frågor som Ava inte kunde svara på raderas automatiskt efter 30 dagar. Innan dess sparar vi antal samtal och minuter per dag, utan ditt nummer, ditt namn eller vad som sades, för företagets statistik och fakturering.

När du ringer ett av exempelföretagen, eller en demo vi gjort åt ditt företag

Uppgifter: Samma som ovan, och det du själv väljer att säga, till exempel namn eller telefonnummer i en påhittad bokning. Lämnar du ett mobilnummer i en exempelbokning kan du få ett SMS som visar hur bekräftelsen ser ut. I en personlig demo sparar vi också ditt namn, telefonnummer och e-post.
Varför: För att du ska kunna prova hur en AI-receptionist fungerar. Har du bokat ett möte eller pratat med oss kan vi bygga en personlig demo av Ava åt ditt företag. Den bygger på det som står på företagets hemsida, och vi läser bara sidor som alla kan se. Ringer du vårt nummer från ditt mobilnummer medan demon gäller svarar din demo, så att du kan prova den som en kund skulle göra.
Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Har du bokat ett möte är den personliga demon också en åtgärd inför ett eventuellt avtal (artikel 6.1 b).
Hur länge: Samtal och chattar raderas automatiskt efter två dygn. En personlig demo raderas helt 14 dagar efter att vi skickat den till dig, eller efter 30 dagar om vi aldrig skickar den.

När du bokar ett möte eller lämnar ett meddelande

Uppgifter: Namn, företag, telefonnummer och/eller e-post, bransch, ditt meddelande och önskad mötestid.
Varför: För att boka mötet och kunna återkomma till dig. Har du lämnat ett mobilnummer får du ett SMS som bekräftar förfrågan, och ett till när tiden är bekräftad eller avbokad. Förfrågan läggs också in i vårt säljverktyg, så att rätt person hör av sig.
Rättslig grund: Åtgärder på din begäran inför ett eventuellt avtal (artikel 6.1 b) och berättigat intresse (artikel 6.1 f).
Hur länge: Högst 12 månader, sedan raderas uppgifterna automatiskt. Tidigare om du ber oss.

När du ber oss ringa upp

Uppgifter: Företagets namn och ditt telefonnummer, och ditt namn och er bransch om du fyller i dem. Vi sparar också vilken sida på webbplatsen förfrågan skickades från.
Varför: Bara för att ringa upp dig och följa upp din förfrågan. Säger du att du inte är intresserad, eller når vi dig inte efter några försök, ringer vi inte igen. Vi skickar inga utskick eller nyhetsbrev till numret.
Rättslig grund: Åtgärder på din begäran inför ett eventuellt avtal (artikel 6.1 b) och berättigat intresse (artikel 6.1 f).
Hur länge: Som andra förfrågningar: högst 12 månader, sedan raderas uppgifterna automatiskt. Tidigare om du ber oss.

När du bokar ett möte

Uppgifter: Det du fyller i vid bokningen: namn, e-post, mobilnummer, företagets namn, och företagets hemsida och bransch om du fyller i dem, samt mötestiden.
Varför: För att genomföra och förbereda mötet, och för att skicka en bekräftelse och en påminnelse som SMS. Bokningen görs hos Calendly, som skickar inbjudan med länk till videomötet och behandlar uppgifterna enligt sina egna villkor. Mötet läggs också in i vårt säljverktyg, och vi kan bygga en personlig demo åt ditt företag utifrån företagets hemsida (se ovan).
Rättslig grund: Åtgärder på din begäran inför ett eventuellt avtal (artikel 6.1 b).
Hur länge: Högst 12 månader efter senaste kontakten, om ni inte blir kund.

När ditt företag beställer Avora

Uppgifter: Namn, roll och e-post för den som godkänner beställningen via beställningslänken, ett mobilnummer om du vill få aviseringar med SMS, fakturauppgifterna (företagsnamn, organisationsnummer, adress, fakturamejl och referens) och när beställningen godkändes. Driver du enskild firma är organisationsnumret ditt personnummer.
Varför: För att ingå och fullgöra avtalet med ditt företag och för att fakturera.
Rättslig grund: Avtalet med ditt företag (artikel 6.1 b) och, för fakturor och bokföring, rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c).
Hur länge: En godkänd beställning och fakturauppgifterna sparas så länge avtalet gäller och därefter så länge bokföringslagen kräver, i dag sju år. En beställning som aldrig godkänns raderas efter 12 månader.

När du loggar in i Avora Hub

Uppgifter: Namn, e-post, telefonnummer om du har lagt in det, ett krypterat lösenord, när du loggade in och vilka ändringar du gör (till exempel att en förfrågan markeras som klar). Vi räknar också hur många gånger per dag du öppnar olika sidor i Huben, och vilka introduktionsguider du har sett. Slår du på notiser sparar vi en adress för din enhet från webbläsarens notistjänst (Apple, Google, Mozilla eller Microsoft). Notiserna är krypterade, så notistjänsten kan inte läsa dem. Dagens sammanfattning, som kan komma som en notis när företaget stänger, innehåller bara antal (samtal, chattar, bokningar och förfrågningar), aldrig namn, telefonnummer eller vad någon sagt.
Varför: För att ge dig och ditt företag tillgång till Huben, skydda kontot mot obehöriga, förbättra Huben och se om ert företag behöver hjälp att komma igång.
Rättslig grund: Avtalet med ditt företag (artikel 6.1 b) och berättigat intresse av säker drift och en tjänst som fungerar för er (artikel 6.1 f).
Hur länge: Så länge kontot finns. När ditt företags avtal har upphört och vi har raderat företagets uppgifter tar vi också bort ditt konto, om du inte är användare hos ett annat företag. Händelseloggar och uppgifter om vilka sidor du öppnar raderas efter 12 månader, och loggen över aviseringar vi har skickat efter 90 dagar. Notiser kan stängas av under Mitt konto, och dagens sammanfattning under Assistenten → Aviseringar.

När du kopplar din Google-kalender

Uppgifter: Ditt kontos e-postadress, en inloggningsnyckel från Google, när du är upptagen enligt kalendern, och de bokningar Ava lägger in: tid, kundens namn och telefonnummer och vad bokningen gäller. Av dina övriga händelser använder vi bara när de börjar och slutar, inte vad de handlar om.
Varför: För att Ava bara ska erbjuda tider när du är ledig, och lägga in bokningar direkt i din kalender.
Rättslig grund: Avtalet med ditt företag (artikel 6.1 b).
Hur länge: Inloggningsnyckeln sparas tills du kopplar bort kalendern eller avtalet upphör. Dina övriga kalenderhändelser sparar vi inte. Bokningar som Ava har lagt in finns kvar i din kalender tills du tar bort dem.
Delning: Vi säljer inte kalenderdata, använder den inte för reklam och låter ingen träna AI-modeller på den. Under ett samtal skickas dina lediga tider till AI-modellen hos Google Cloud, så att Ava kan föreslå dem.
Koppla bort: I Avora Hub under Assistenten → Er kalender, eller i ditt Google-konto. Då raderar vi inloggningsnyckeln.
Googles regler: Avoras användning och överföring av information från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

När en kund tipsar oss om ditt företag

Uppgifter: Företagets namn, kontaktpersonens namn, telefonnummer eller e-post, en kort anteckning och vem som tipsade.
Varför: För att kontakta ditt företag och berätta om Avora. När vi hör av oss berättar vi vem som tipsade oss. Säger du att du inte är intresserad hör vi inte av oss igen.
Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR).
Hur länge: Högst 12 månader. Säger du att du inte vill bli kontaktad tar vi bort uppgifterna direkt.

När vi ringer ditt företag

Uppgifter: Företagets namn, telefonnummer, adress, bransch och e-post, namn och roll på den vi pratar med, var vi fick uppgifterna (till exempel SCB:s företagsregister), när vi ringt och vad som sades: om ni vill bli kontaktade igen, ett bokat möte eller anteckningar från samtalet. Driver du enskild firma sparar vi aldrig ditt personnummer.
Varför: För att erbjuda småföretag vår tjänst per telefon och följa upp möten och offerter.
Var uppgifterna kommer ifrån: Från offentliga företagsregister, i första hand SCB:s Företagsregistret, eller från företagslistor vi köpt. Vi ringer inte nummer som har telefonspärr i SCB:s register, och nummer till enskilda firmor kontrolleras mot NIX-Telefon innan vi ringer. Uppgifterna kan också komma från dig själv, om du har bett oss ringa upp eller bokat ett möte, eller från en kund som har tipsat oss om ditt företag.
Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) av att marknadsföra vår tjänst till företag som den är relevant för. Bokar du ett möte med oss behandlar vi uppgifterna också för att genomföra mötet (artikel 6.1 b).
Hur länge: Har vi inte haft kontakt på 12 månader och ni inte blivit kund raderas namn, nummer, kontaktperson och anteckningar automatiskt, även uppgifterna i bokade möten. Blir ni kund sparas avtal och fakturor enligt bokföringslagen.
Vill du inte bli uppringd?: Säg det i samtalet eller hör av dig till oss, så slutar vi direkt. Rätten att invända mot direktmarknadsföring är ovillkorlig (artikel 21 GDPR). Vi sparar då numret och organisationsnumret på en spärrlista, enbart för att se till att ingen hos oss ringer igen.
Inspelning och AI-analys av samtalet: Samtalet spelas in, både när vi ringer från vårt eget nummer och när en säljare spelar in med sin egen telefon, och det sägs i början av samtalet. Inspelningen skrivs ut med AI, och ljudet raderas direkt därefter. Utskriften och en AI-genererad bedömning av hur vi skötte samtalet används bara internt, för att vi som säljer ska bli bättre, och raderas efter 90 dagar. Rättslig grund är berättigat intresse (artikel 6.1 f): att utbilda oss och hålla god kvalitet i våra samtal. AI:n bedömer vad vi säljare sa, aldrig dig, och fattar inga beslut om dig. Vill du inte bli inspelad, säg det i samtalet eller när som helst efteråt, så raderas inspelningen och utskriften. Du har också rätt att få ut den del av utskriften där du hörs. Säger du att du inte vill bli kontaktad igen raderas även utskrifter av tidigare samtal med dig.

Vi säljer aldrig personuppgifter. Det du säger till Ava eller skriver i chatten används inte för marknadsföring. När Avoras personal testar Ava kan samtalet spelas in, men bara personalens egen röst, och inspelningen raderas efter 30 dagar. Samtal från andra spelas inte in.

Vilka som behandlar uppgifterna åt oss

Google Cloud (Vertex AI) – AI-modellen som tolkar tal och formulerar Avas svar, skriver ut och bedömer inspelningar av våra egna säljsamtal och läser hemsidor när vi bygger en demo. Ljud och text skickas till Google medan samtalet pågår. Behandlingen sker i EU. Google använder inte uppgifterna för att träna sina modeller, men kan logga dem en begränsad tid för att upptäcka missbruk.
Amazon Web Services (Amazon Bedrock) – reserv för AI-modellen. Om Google Cloud inte svarar formulerar AI-modellen Claude svaren i chatten på hemsidan och skriver sammanfattningar av samtal i stället. Telefonsamtal går aldrig dit. Behandlingen sker i EU, i AWS datacenter i Tyskland, Sverige, Irland, Frankrike, Italien och Spanien. Uppgifterna används inte för att träna modellerna. AWS är ett amerikanskt bolag, och överföringen skyddas av EU:s standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework.
Railway – drift av webbplatsen och databasen, som finns i EU (Amsterdam). Railways tekniska driftloggar, som kan innehålla IP-adresser men aldrig innehållet i samtalen, lagras i USA.
46elks (Sverige) – telefoni när samtal tas emot via telefonnummer, samtal som våra säljare ringer från vårt eget nummer, även från webbläsaren, och inspelningen av dem, och SMS med bokningsbekräftelser, påminnelser om möten och en kort sammanfattning till den som tar emot ett vidarekopplat samtal. 46elks raderar inspelningen när vi ber om det, och sparar den annars högst den tid deras villkor anger.
Anthropic (USA) – AI-modellen Claude, bara om vi väljer den för att bedöma utskrifter av våra egna säljsamtal. I dag görs det av Google Cloud i EU. Anthropic använder inte uppgifterna för att träna sina modeller.
Calendly – bokning av demomöten, både via kalendern på hemsidan och när Ava eller någon av oss bokar ett möte med dig.
Resend – skickar e-post från Avora, till exempel inbjudningar, beställningsbekräftelser och aviseringar om nya förfrågningar. Vår egen e-post, som info@avorasystems.se, finns hos Google Workspace.
Webbläsarnas notistjänster (Apple, Google, Mozilla och Microsoft) – levererar notiser från Avora Hub till den som har slagit på dem. Notiserna är krypterade, så tjänsterna kan inte läsa dem.
SCB (Statistiska centralbyrån) – källa till företagsuppgifter i Företagsregistret. SCB är inte biträde åt oss utan egen myndighet.
NIX-Telefon – spärrregistret för telefonförsäljning. Innan vi ringer en enskild firma skickar vi numret till NIX för att kontrollera att det inte är spärrat.

Google, Railway, Resend, Calendly och Anthropic är amerikanska företag. Överföringar utanför EU/EES skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och/eller EU–US Data Privacy Framework.

Cookies och lagring i webbläsaren

Vi använder inga cookies för spårning eller reklam. Loggar du in i Avora Hub används en nödvändig cookie som håller dig inloggad. Bokningen under ”Boka en demo” görs på vår egen sida och sätter inga cookies. Om den inte går att använda visas Calendlys bokningskalender i stället, och den laddas först när du väljer en dag. Calendly kan då sätta egna cookies och frågar om ditt samtycke till dem som inte är nödvändiga. Stänger du fältet längst ned på sidan kommer webbläsaren ihåg det tills du stänger fliken (sessionStorage). Det används inte till statistik. Chatten kommer ihåg samtalet tills du stänger fliken (sessionStorage), så att det följer med när du går till en annan sida här. Det som sparas är bara en kod för samtalet och om chatten var öppen, inte det du har skrivit, och koden slutar gälla efter två timmar.

Besöksstatistik

Vi räknar hur webbplatsen används, till exempel hur många som besöker den, vilken sida de kom ifrån, om de använder mobil eller dator och om de klickar på ”Boka en demo”. I hjälpcentret räknar vi också sökningar som inte gav någon träff, med sökorden, och om en guide hjälpte. Inget sparas i din webbläsare. Din IP-adress och webbläsare görs om till en kod med en slumpad nyckel som byts ut och raderas varje dygn, så vi kan inte känna igen dig från en dag till nästa och IP-adressen sparas aldrig. Statistiken används bara av oss för att förbättra webbplatsen, bygger på vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f GDPR) och raderas efter 13 månader. Har du slagit på ”Do Not Track” eller ”Global Privacy Control” i webbläsaren räknas du inte alls.

Säkerhet

All trafik är krypterad (HTTPS). Uppgifterna lagras i EU, åtkomst kräver inloggning och uppgifterna raderas automatiskt enligt tiderna ovan.

Ett undantag från inloggningen är länken i en avisering om en ny förfrågan. Den visar bara just den förfrågan, utan inloggning, och slutar gälla efter 72 timmar. Vi sparar bara en kod som inte går att räkna tillbaka till länken.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få fel rättade, att få uppgifter raderade, att begränsa behandlingen, att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och, i vissa fall, att få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format. Mejla info@avorasystems.se så hjälper vi dig. Är du missnöjd kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Ändringar

Vi uppdaterar policyn när vi ändrar hur vi hanterar personuppgifter. Datumet högst upp visar senaste ändringen.